Création du référentiel
Le référentiel correspond à la structure de votre organisation dans LevelMe'Up. Il permet de représenter votre hiérarchie, vos équipes et vos utilisateurs afin que chacun accède aux bonnes informations et aux bons challenges.
Avant de créer vos challenges et vos animations, il est recommandé de mettre en place votre référentiel : les entités, puis les premiers participants.
L'administrateur est responsable de cette première configuration. Une fois la structure créée, les responsables, adjoints et animateurs pourront gérer les utilisateurs de leur propre périmètre.
Créer les entités
Une entité représente une partie de votre organisation : une région, un magasin, une équipe, un service ou toute autre unité définie dans votre maillage.
Lors de la création de votre espace LevelMe'Up, vous avez choisi un maillage organisationnel adapté à votre fonctionnement. Ce maillage définit les niveaux disponibles dans votre hiérarchie.
Par exemple :
- une organisation territoriale peut être composée de Régions, Secteurs, Boutiques et Conseillers ;
- une organisation de centre de relation client peut être composée de Centres, Équipes et Conseillers ;
- une PME peut simplement utiliser des Équipes et des Conseillers.
Commencez toujours par créer les entités du niveau le plus élevé, puis descendez progressivement dans votre organisation.
Exemple :
France
├── Région Nord
│ ├── Boutique Lille
│ │ ├── Conseiller 1
│ │ └── Conseiller 2
│
└── Région Sud
└── Boutique Marseille
Une entité peut contenir :
- des entités de niveau inférieur ;
- des responsables ;
- des adjoints ;
- des utilisateurs finaux.
Créer les premiers responsables
Une fois vos premières entités créées, vous pouvez ajouter les responsables qui administreront chaque périmètre.
Un responsable est rattaché à une entité et pourra gérer les utilisateurs de cette entité et de son périmètre selon ses droits.
Lors de la création d'un responsable, renseignez notamment :
- son nom et son prénom ;
- son adresse e-mail ;
- son rôle dans l'organisation ;
- son entité de rattachement.
Les responsables pourront ensuite ajouter eux-mêmes les participants de leur propre équipe.
Créer les utilisateurs finaux
Les utilisateurs finaux correspondent généralement aux vendeurs, conseillers ou collaborateurs qui participeront aux challenges.
Ils doivent être rattachés à l'entité correspondant à leur activité.
Par exemple :
- un vendeur en boutique sera rattaché à sa boutique ;
- un conseiller client sera rattaché à son équipe ;
- un commercial terrain pourra être rattaché à son secteur ou sa région.
Le rattachement à une entité est essentiel : il permet à LevelMe'Up de déterminer les challenges accessibles, les classements disponibles et les résultats affichés.
Organisation recommandée pour le démarrage
Pour une première mise en place, nous vous conseillons de suivre cet ordre :
- Créer les entités principales de votre organisation ;
- Créer les entités de niveaux inférieurs ;
- Ajouter les responsables de chaque périmètre ;
- Ajouter les adjoints et animateurs si nécessaire ;
- Ajouter les utilisateurs finaux ;
- Vérifier la structure depuis le Front Office avant de lancer votre première animation.
Une fois votre référentiel créé, vous pourrez configurer vos challenges commerciaux, vos animations et vos contenus de formation.